遠藤システム

総務部の代表電話には、個人、法人を問わず、様々な人から電話がかかってくる。
入社して１年目、いちばん大変だったのは、その対応だった。
会社のことも社員のことも、まだまだよく分からない。そういう状況でも、確実に情報を聞き出して、しかるべき社員に繋がなくてはならない。
電話口でいきなりクレームを言われたこともあった。出社している社員が少ない日に誰に繋ぐべきか分からない電話がかかってきたこともあった。
また、社長と同姓の社員にかかってきた電話を社長に繋いでしまうという大失態もあった。
「特にしかられることはなかったのですが、あのときは、かなり冷や汗がでました」。
仕事上での信条。それは、分からないことは、分からないとはっきり言うこと。
そして、困ったときは、素直に助けを求めること。
「曖昧な知識や態度で対応していると、かえって仕事が滞ったり混乱したりすると思うので」。

手がける業務は、多岐にわたる。
社員の入社・退職に伴う手続き、勤怠管理、給与・賞与・年末調整に関する事務伝達業務。
そして海外事業部向けや社内福利厚生向けの購買仕入業務もある。
新たに福利厚生の案を出したり、既存のルーチン作業の見直しや就業規則の変更の立案・各部署と調整もする。
それぞれに専門的な知識が必要とされる大変な仕事だ。
「最初は先輩のやり方をまねしたり、自分で本を読んだり、先輩方に教えていただいたり」。
そうして徐々に知識を得ていくことが、仕事の面白みでもあった。
経験を積むにつれ、任される業務も増えた。自分のところに直接くる問い合わせも増えた。
それに対して、スラスラと応えている自分がいる。
成長を感じて、ふと、嬉しくなる瞬間がある。
入社して３年目。ひと通りの業務を覚えた頃、パートや新入社員のトレーナーやることになった。それが、意外と難しかった。
「いざ教えるとなると、物事を整理して、順序立てて教えないと、しっかり伝わらないものですね」。
後輩に教えることで、気付かされることも少なくなかった。
「たとえば、交通費経費を起票する仕事だと、作業としては、かかった交通費等の金額を起票するシステムに入力して行くのですが、伝票を起票することの意味や、中身の詳細について深く聞かれたときにうまく答えられなくて・・・」。
それで勉強をしなおして、結局は自分が学ぶことになった。
「できているものを感覚的にやっていて、ちゃんと掘り下げて理解していなかったのですね。誰かに教えるということは、教わるよりも学ぶことが多いと思いました」。
また、遠藤システムは国外にもネットワークがあり、海外の企業様、パートナー様からも電話がくる。
勿論、その時は英語で対応するしかないですが、綺麗な英語、下手な英語よりも一番大事なことは「相手のいいたい事を理解する、しっかり相手に伝えるべきことを伝える」
これらを責任もってやらなければいけないということ。
多岐にわたる業務だが、周りの人を少しでもサポートできれば…という気持ちで日々の業務を行っている。

私は常に本社と東京支店を行来しているが、どちらかというと和気あいあいとアットホームな感じ。
ギスギスした感じが似合わない会社かなと思う。
社内の雰囲気を率先して作り出すのが総務の役目でもあるため、何事もお願いするときでも言い方を心がけている。